Списание цветов в магазине: причины, процент, учёт по партиям

Что считать списанием и почему в цветах оно неизбежно

Списание — это любое выбытие цветов со склада, не связанное с продажей. В деньгах его считают по закупочной цене, а не по цене на витрине: магазин потерял то, что заплатил поставщику, а не то, что мог бы выручить.

Неизбежным списание делает сам товар. Партия — приход одного сорта от одной поставки — живёт ограниченный срок: у пиона это может быть три дня, у хризантемы две недели, у эвкалипта три недели. Спрос приходит волнами, заказы делают под даты, и точно угадать, сколько стеблей понадобится в четверг, не может никто.

Есть два вида потерь, и опаснее второй. Видимое списание — ведро, которое вынесли в конце недели. Невидимое — остаток, который «не сходится»: в тетради сорок роз, в холодильнике двадцать пять, куда делись пятнадцать, никто не помнит. Пока учёт ведётся одной цифрой на сорт, невидимая часть в отчёт не попадает.

Как это было в STEMSBOT. Первая версия системы знала про каждый товар одну цифру — сколько есть — и спокойно приняла заказ с доставкой через три недели: 50 тюльпанов сегодня и 50 через три недели для неё были одним и тем же. Тогда стало понятно, что цветочный склад должен считать не коробки, а время.

Причины списания цветов: шесть источников потерь

Прежде чем что-то сокращать, потери нужно разложить по причинам: у каждой свой корень, и одна строка «порча» на всех ничего не объясняет.

Причина	Как выглядит	Где искать корень
Увядание	Партия не продана к концу срока жизни, цветы «просто кончились»	Объём закупки, выбор сорта, уценка
Повреждение	Сломали при сборке, помяли при доставке, подморозили в холодильнике	Хранение, упаковка, курьер
Пересорт	Поставщик привёз другой сорт, либо в учёте один сорт записали как другой; остатки расходятся, разницу списывают	Приёмка, дисциплина учёта
Закупка впрок	Холодильник забит «на всякий случай», лишнее увядает каждую неделю	Закупка под спрос по датам
Разборка букетов	Собрали, не продали, разобрали: часть стеблей вернулась, часть ушла в порчу	Букеты, собранные без заказа
Брак при приёмке	Стебли пришли вялыми, с пятнами, обломанными головками; это не списание, а претензия поставщику, если заметить сразу	Поставщик, транспорт

Приёмка — это момент, когда магазин сверяет, что реально привезли, с тем, что заказывал: пересчитывает стебли и смотрит качество. Брак, найденный на приёмке, — не списание, а претензия поставщику: зафиксированный документом с фото, он вычитается из оплаты или заменяется. То, что заметили через три дня, поставщик уже не признает.

Как списывать, чтобы это занимало минуту, а не вечер

Списание должно быть не бумагой, а действием в учёте, которое занимает столько же, сколько выбросить увядшие стебли. Бумажный акт с подписями магазину не нужен: нужна запись, которую потом можно сложить за месяц и разобрать по причинам.

Четыре условия:

Списание привязано к партии, а не к сорту вообще: тогда видно, из какой поставки и от какого поставщика потери.
Причина выбирается из короткого списка: увядание, повреждение, пересорт, разборка букета. Свободный текст в отчёт не сложится.
Сумма считается сама по закупочной цене той партии, а не вспоминается.
Записывать в момент списания, а не в конце месяца по памяти: через неделю никто не вспомнит, сколько тюльпанов ушло в понедельник.

Если учёт устроен так, отчёт получается сам собой: журнал движений за месяц с датами, причинами и суммами. Брак, найденный на приёмке, лучше не списывать, а фиксировать отдельно, с фото и количеством: это претензия поставщику, а не потеря магазина.

Какой процент списания нормальный

Честный ответ: открытой статистики по цветочной рознице в России нет, и любой «нормальный процент» из статей — чей-то опыт, а не отрасль. Ориентир по опыту магазинов, не статистика: без учёта по партиям списание чаще всего оказывается в районе 10–20 % от закупки, при выстроенном учёте и закупке под спрос — единицы процентов.

Считать так: сумма списаний по закупочной цене за месяц, делённая на сумму закупок за тот же месяц. Не в штуках — сто гвоздик и сто пионов стоят по-разному. Не по розничной цене — так получится упущенная выручка, а не потеря. Праздничные недели считайте отдельно: под 14 февраля и 8 марта закупают иначе, и их списание ничего не говорит о будничном.

Цифра STEMSBOT: до учёта по партиям около 20 % от закупки, после — 3,5 %. Это не обещание и не норма, а то, что произошло в одном магазине, когда потери стали видны по причинам и сортам. Сравнивать свой процент имеет смысл не с чужим, а со своим прошлым месяцем.

Как учёт по партиям меняет картину

Пока остаток хранится одной цифрой на сорт, списание невозможно ни увидеть, ни объяснить. Учёт по партиям меняет четыре вещи.

У партии есть срок жизни. Каждый приход записывается отдельно: дата, количество, закупочная цена по накладной. У каждого сорта задан срок жизни в днях, и из даты прихода получается окно, в котором партию можно продавать.

Истёкшая партия уходит с витрины сама. Когда окно закрылось, программа убирает позицию из каталога и помечает партию как истёкшую в панели магазина. Это готовый список к списанию на утро: не нужно вспоминать, что и когда пришло, и нет риска продать то, что не доедет до клиента.

Каждое списание — движение с причиной и источником. Списание — запись в журнале движений: партия, количество, причина из списка, ссылка на источник — саму партию, заказ или букет. Разборка букета работает так же: свежие стебли возвращаются на остаток, увядшие уходят в порчу с пометкой, из какого букета.

Отчёт отвечает на вопрос «где». Когда у каждой строки есть партия, причина и накладная, потери группируются по причинам, сортам и поставщикам: видно, что маттиола от одного поставщика списывается чаще, что пионы теряются на увядании, а розы на повреждении. В отчёте по марже потери стоят отдельной колонкой рядом с себестоимостью и доставкой.

Подробнее о том, как устроен такой склад, — в статье про учёт цветов в магазине.

Пять практик, которые снижают списание

Ни одна из них не требует программы, но с учётом по партиям каждая опирается на цифры, а не на ощущение.

Закупка под спрос по датам. Смотрите не «сколько роз обычно берём», а сколько продали по дням недели и что уже заказано на будущие даты. Матрица «сорт × дата» с остатком, резервами и плановыми поставками показывает, где дыра, а где лишнее.
Плановые поставки под заказы. Плановая накладная — документ о том, что, сколько и какого числа придёт от поставщика. С ней витрина продаёт цветы под будущую поставку: заказ на субботу закрепляется за пятничным приходом, а не за тем, что лежит во вторник. Холодильник перестаёт быть складом «на всякий случай».
Уценка к концу срока. Стебель, у которого осталось два дня, дешевле продать со скидкой, чем списать целиком. Для этого нужно знать, у каких партий срок подходит, а не обнаруживать это по запаху.

Подробнее: Наценка в цветочном магазине: какая бывает и как считать её по партиям и в букетах

Разборка букетов в стебли. Собранный букет, который не продался за свой срок, разбирают: живые стебли идут в другие композиции, увядшие — в порчу. Без разборки букет либо стоит до полной гибели, либо исчезает из учёта целиком.
Пересмотр рецептов. Рецепт букета — список стеблей с количеством. Если один сорт стабильно теряется на увядании, его в рецепте заменяют на более стойкий или уменьшают долю, не меняя ни поставщика, ни закупку.

Как это было в STEMSBOT. К букетам мы подошли позже всего, потому что охапки считать проще, и провозились с ними дольше, чем с чем угодно ещё. В итоге считаем каждый стебель в каждом букете, а разборка стала обычным движением: столько-то вернулось, столько-то в порчу.

Условия хранения — отдельная тема: температура, вода, обрезка, чистота вёдер влияют на срок жизни каждой партии.

Чек-лист: списание под контролем

Каждый приход записан отдельной партией: дата, количество, закупочная цена, накладная.
У каждого сорта задан срок жизни в днях.
Истёкшие партии видны каждое утро отдельным списком.
Брак при приёмке фиксируется сразу с фото и предъявляется поставщику.
Каждое списание записано в день, когда оно произошло, а не в конце месяца.
У списания есть причина из фиксированного списка и источник: партия, заказ или букет.
Сумма списания считается по закупочной цене той накладной, из которой партия.
Разборка букета проходит как движение: сколько вернулось, сколько в порчу.
Раз в месяц есть отчёт: процент от закупки, разбивка по причинам, сортам, поставщикам.
Праздничные недели считаются отдельно от будничных.

Как это устроено в NovaFlo

NovaFlo — программа для цветочного магазина, выросшая из одного реального магазина: витрина в Telegram, MAX и на сайте, а под ней склад, который считает время. У каждого сорта — срок жизни в днях и дата последней приёмки. Когда срок выходит, сорт сам перестаёт продаваться и помечается в панели как истёкший: это готовый список к списанию на утро.

Списание делается в «Складе» за минуту: сорт, количество, причина из списка (увядание, повреждение), пересорт оформляется отдельным документом. Сумма считается сама по закупочной цене, каждое списание попадает в журнал движений рядом с приходами, продажами и бронями. Разборка собранного букета проходит там же: свежие стебли возвращаются на остаток, увядшие уходят в порчу со ссылкой на букет. В аналитике потери стоят отдельной колонкой по каждому товару рядом с себестоимостью, доставкой и упаковкой, так что видно, на каких сортах магазин теряет деньги.

Посмотреть, как выглядит программа изнутри, можно на главной. Если хотите посчитать для своего магазина, с чего начать и что перенести из таблиц, напишите нам.

Вопросы и ответы

Какой процент списания цветов нормальный?

Отраслевой статистики нет, любая названная цифра — чей-то опыт. Ориентир по опыту магазинов, не статистика: без учёта по партиям потери часто держатся в районе 10–20 % от закупки, при выстроенном учёте — единицы процентов. В STEMSBOT было около 20 % до учёта по партиям и 3,5 % после.

Как списывать букеты?

Не одной строкой «минус букет», а по стеблям. Непроданный собранный букет разбирают: живые стебли возвращаются на остаток, увядшие списываются в порчу с пометкой, из какого букета. Тогда в отчёте видно реальную потерю, а не стоимость целого букета.

Что делать с истёкшими цветами?

За один-два дня до конца срока уценить или собрать в готовые букеты со скидкой. То, что всё же истекло, убрать с витрины в тот же день и списать с причиной «увядание» и ссылкой на партию. Если один и тот же сорт истекает регулярно, проблема в объёме закупки или в поставщике.

Как считать списание в деньгах?

Количество списанных стеблей умножается на закупочную цену по накладной, из которой пришла партия, а не на среднюю и не на розничную. Сумма за месяц делится на сумму закупок за тот же месяц — это и есть процент списания.

Списание цветов в магазине: причины, нормальный процент и учёт по партиям